Indkøbspolitik for Mercantec

Indkøbspolitikken, som her beskrevet, tager udgangspunkt i ønsket om at Mercantecs økonomiske resurser udnyttes så optimalt som overhoved muligt. Derfor skal alle ikke løn og løn afhængige omkostninger betragtes som værende indkøb.

Alle større investeringer skal ske ved inddragelse af indkøbsafdelingen, som i samarbejde med uddannelseschefen sikrer at den samlede billigste pris opnås gennem udbud. Herunder også medvirken ved udbud, og licitation på ny-, om- og tilbygninger.

Indkøb skal ske på et etisk korrekt grundlag, og under hensyntagen til de til enhver tid gældende danske love.

Formål:

Indkøbspolitikken skal sikre, at alle skolens indkøb systematiseres og foretages med optimal ressourceudnyttelse.

Indkøbspolitikken skal lette implementering af evt. e-handelsportal.

Mål:

Systematisk konkurrence-udsættelse, af alle varer og ydelser – jævnlig vurdering af pris, kvalitet og øvrige betingelser.

Størst mulig koordinering af indkøb

Standardisering af leverandør håndtering, udbud, varer, og generelle indkøbsbetingelser (priser, mængder, kreditordage, rabatter m.v.)

Størst mulig anvendelse af Internettet og e-handel

Indkøb skal for størstedelens vedkommende ske gennem rammeaftaler. (Vælges der undtagelsesvis en leverandør udenfor aftale, skal begrundelse herfor gives af den ansvarlige uddannelseschef i forbindelse med faktura godkendelse).

Central registrering af rammeaftaler.

Antallet af leverandører søges reduceret – for at opnå de optimale rammeaftaler.

Tidsforbruget pr. decentralt indkøb skal reduceres.

Mercantecs omkostninger søges løbende reduceret.

Delmål / nøgletal:

Det er hensigten at gøre indkøbsområdet målbart, således at en positiv udvikling kan sikres, ved bl.a. at måle på:

· Indkøb i kr. i udbud i forhold til totalindkøb i kr.

· Antal indgåede rammeaftaler – af den samlede kreditormasse.

· Antal indkøb foretaget via e-handel i forhold til indkøb i alt.

· Antal aktive leverandører i forhold til samlet antal leverandører.

· Prisreduktion i kr. pr. år pr. varekategori.

· Pct. af indkøb foretaget via rammeaftaler i forhold til samlet indkøb.

· Forøgelsen i gns. kreditordage pr. år.

Ansvar:

Det er økonomichefen og den indkøbsansvarliges ansvar at definere og udvikle skolens indkøbspolitik.

Det er uddannelseschefernes ansvar at udpege de decentrale indkøbere for deres område, samt at udstikke retningslinjer der sikrer at indkøbspolitikken efterleves.

Indkøbs afd. er ansvarlig for:

· Udarbejdelse og forhandling af samhandels og rammekontrakter for hele Mercantec.

· Sikre overholdelse af danske love og EU love.

· Respekterer etiske regler og grønne indkøb.

· At fagspecifikke og særlige hensyn er medtaget ved udarbejdelsen af rammeaftaler.

· At rammekontrakter underskrives og registreres centralt.

· Vejlede og hjælpe decentrale indkøbere.

· Etablering og vedligehold af intern handelsportal.

De decentrale indkøber er ansvarlig for:

· At de indgåede rammeaftaler og indkøbsaftaler respekteres og anvendes.

· At der ikke på egen hånd træffes indkøbsaftaler uden om indkøbs afd..

· At samarbejde med indkøbs afd. om større enkelt køb/ investeringer.

· At informerer indkøbs afd. om nye muligheder for indkøbsoptimering.

· At foretage kontrol ved modtagelse af varer

· At der foretages pris- og fakturakontrol ved enhver levering.

· At der ikke opbygges unødvendige lagre lokalt i afdelingerne.

Omfang:

Indkøbspolitikken omfatter således alle indkøb, ydelser og investeringer foretaget for skolens midler.

Leverandører:

De leverandører der er indgået aftaler med og som derfor SKAL benyttes kan ses på vores hjemmeside: www.mercantec.dk / indkøb/ leverandører.

Socialt ansvar:

Mercantec stiller som udgangspunkt krav om, at leverandører forpligter sig til at indgå ud-dannelseskontrakter.

Mercantec ønsker et arbejdsmarked med lige muligheder for alle og med rimelige løn- og arbejdsvilkår. Vi stiller derfor altid krav til, at vore leverandører og dennes underleverandører overholder ILO-konventionerne og at de respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.